Salario: entre 25,89 y 32,37 dólares por hora (según experiencia)
Dirección de la sucursal: 4142 Point Eden Way, Hayward, CA 94545
Restoration Management Company espera que todos y cada uno de los empleados adopten y apliquen en sus actividades diarias los siguientes VALORES FUNDAMENTALES de la empresa: espíritu de equipo, integridad, calidad, humildad y seguridad. Estos valores, junto con los requisitos que se enumeran a continuación, son esenciales para el éxito de tu carrera profesional en Restoration Management Company.
Resumen del puesto
El responsable de apoyo a proyectos se encargará de gestionar y coordinar diversos aspectos de los proyectos, centrándose en garantizar el buen funcionamiento y una comunicación eficaz entre los directores de proyecto, los clientes y los equipos internos. Esta función implica el seguimiento de los costes de los trabajos, la gestión de la documentación, garantizar el cumplimiento de los requisitos salariales vigentes y facilitar el proceso de facturación. El candidato ideal deberá poseer sólidas habilidades organizativas y de comunicación, así como capacidad para realizar varias tareas a la vez y trabajar en equipo en un entorno dinámico.
Responsabilidades principales
Las principales responsabilidades del puesto son las siguientes:
Gestión financiera y facturación
- Seguimiento de los costes de obra: Realice un seguimiento y una supervisión precisos de los costes de las obras de construcción en régimen de «tiempo y materiales» (T&M) para garantizar el control financiero y la rentabilidad del proyecto.
- Gestión de facturas: Revisar y remitir las facturas para su facturación, con el fin de garantizar que todos los costes del proyecto se registren y facturen con precisión, lo que permite una conciliación financiera puntual.
- Seguimiento de facturas proforma: Tramita las facturas proforma en un plazo de 15 días para garantizar que las facturas y los cobros se realicen a tiempo, lo que contribuye a la solidez financiera y a la rendición de cuentas de los proyectos.
- Facturación mensual: Enviar facturas mensuales para proyectos de construcción con tarifa por tiempo y materiales, coordinándose con los directores de proyecto y con CTM para garantizar una facturación actualizada y precisa.
Documentación y cumplimiento normativo
- Gestión de oportunidades: Preparar y gestionar la recepción de oportunidades para garantizar que las notificaciones se realicen a tiempo y cumplan con la normativa, facilitando así la puesta en marcha de los proyectos y el cumplimiento de la legislación.
- Seguimiento de contratos: Realiza el seguimiento y la gestión de los contratos, incluidos los de DocuSign, para mantener un registro de contratos organizado, accesible y visible, lo que facilita una gestión eficiente de los mismos.
- Cumplimiento de los salarios vigentes: Gestionar los requisitos relativos a los salarios vigentes para garantizar el cumplimiento, evitar problemas legales y asegurar unas prácticas de remuneración justas.
Comunicación y coordinación
- Órdenes de trabajo: Elabora de forma eficiente órdenes de trabajo para proyectos de siniestros de gran envergadura, lo que facilita una transición fluida del proyecto, desde la información recopilada sobre el terreno hasta las tareas concretas que hay que llevar a cabo.
- Correos electrónicos de la Junta Directiva (BOS): Garantizar una comunicación exhaustiva y oportuna mediante el envío y el seguimiento de los correos electrónicos de la Junta Directiva (BOS) a los directores de proyecto, lo que permitirá obtener una documentación precisa y oportuna de los proyectos y garantizar su finalización.
- Supervisión de la comunicación: Mantener una comunicación rápida y clara entre los directores de proyecto y los equipos de operaciones, garantizando la resolución ágil de los problemas y la continuidad del proyecto con un plazo de respuesta de 24 horas.
- Participación en reuniones: Asistir a las reuniones sobre la ejecución de las obras y a las revisiones de la documentación para ayudar a los directores de proyecto, garantizando que se mantenga al día el estado del proyecto y se cumpla con lo estipulado en el contrato.
Seguimiento y presentación de informes de proyectos
- Gestión de Salesforce: Mantener Salesforce actualizado con las notas del proyecto y las comunicaciones con los clientes, garantizando un seguimiento transparente del proyecto y la satisfacción del cliente.
- Supervisión de la facturación: Supervisar y gestionar el proceso de facturación puntual (OTB), con el objetivo de alcanzar un plazo de siete días para la tramitación definitiva del BOS, garantizando así un cierre eficiente de los proyectos y la exactitud financiera.
- Seguimiento preliminar de trabajos: Realiza un seguimiento de los avisos preliminares para identificar los próximos trabajos y actualizar los que no se van a llevar a cabo, lo que permite una planificación proactiva de los proyectos y una asignación de recursos.
- Seguimiento del trabajo subcontratado: Recopilar y elaborar informes sobre el trabajo subcontratado por parte de los directores de proyecto, garantizando que se envíen actualizaciones mensuales al director regional para una gestión precisa de la carga de trabajo.
- Actualizaciones de Salesforce: Mantener actualizados los archivos de trabajo y los niveles de avance en Salesforce, garantizando un seguimiento y una presentación de informes precisos de los proyectos.
Actividades de apoyo y coordinación
- Coordinación de reuniones: Organizar reuniones sobre seguridad y ventas, gestionando la logística para garantizar que las reuniones sean productivas y cumplan con la normativa.
- Presentación de la documentación de obra: Colaborar en la presentación de la documentación de obra sin demora tras la recepción de los contratos firmados, garantizando que el proyecto esté listo para las operaciones de construcción.
- Evaluación de permisos y modificaciones: Gestiona de forma eficiente los permisos de demolición y las órdenes de modificación, facilitando el avance del proyecto y el cumplimiento normativo.
Experiencia/Requisitos
El puesto requiere lo siguiente:
- Grado en gestión de la construcción, administración de empresas o un campo relacionado.
- Un mínimo de entre 3 y 5 años de experiencia en la coordinación de proyectos de construcción o en un puesto similar.
- Dominio de programas de gestión de proyectos (por ejemplo, Salesforce, Sage Paperless).
- Gran capacidad de organización y para realizar varias tareas a la vez.
- Excelentes habilidades comunicativas e interpersonales.
- Conocimiento de los requisitos salariales vigentes y su cumplimiento.
- Capacidad para trabajar en colaboración con equipos diversos.
- Me fijo en los detalles y tengo una gran capacidad para resolver problemas.
- Equipamiento de oficina: ordenadores, impresoras, fotocopiadoras, teléfonos y demás equipamiento habitual de oficina.
- Viajes: Mínimos, principalmente para formación o reuniones ocasionales fuera de la oficina.
Requisitos de seguridad
- Requisitos normativos: Cumplir con todas las normas de seguridad locales, estatales y federales, incluidas las normas de la OSHA y la EPA.
- Equipo de protección individual (EPI): El EPI obligatorio puede incluir guantes, mascarillas, gafas protectoras, cascos y calzado de seguridad. Todos los empleados deben llevar el EPI correspondiente a sus funciones específicas y a las condiciones del lugar de trabajo.
- Prácticas ergonómicas: Aplica los principios ergonómicos para prevenir los trastornos musculoesqueléticos. Esto incluye una disposición adecuada del escritorio, el uso de sillas ajustables y el mantenimiento de una buena postura al estar sentado.
- Protocolos de seguridad en la oficina: Cumpla los protocolos de seguridad establecidos en la oficina para mantener un entorno de trabajo seguro. Esto incluye las siguientes directrices para el uso adecuado del equipo de oficina y para garantizar que los espacios de trabajo estén despejados, con el fin de evitar tropiezos y caídas.
- Formación en materia de seguridad: Realizar todas las sesiones de formación obligatorias en materia de seguridad, entre las que se incluyen, entre otras, la comunicación de riesgos, la respuesta ante emergencias y el manejo seguro de los equipos.
- Notificación de problemas de seguridad: Capacidad para identificar y comunicar de inmediato a los supervisores cualquier situación de inseguridad, riesgo, incidente o lesión, sin temor a represalias.
- Procedimientos de emergencia: Familiarícese con los procedimientos de emergencia pertinentes a su lugar de trabajo concreto, incluidas las rutas de evacuación y los contactos de emergencia.
Requisitos físicos
Capacidades físicas generales:
- Levantamiento y transporte: Capacidad para levantar y transportar materiales o equipos que pesen hasta 11 kg de forma habitual y hasta 22 kg con ayuda.
- Actividades físicas: Capacidad para realizar tareas que requieran caminar, agacharse, estirarse, ponerse en cuclillas, arrodillarse, trepar, ponerse en cuclillas, gatear, levantar objetos por encima del hombro, estirarse y girar el tronco.
- Postura sentada y de pie: Se requiere permanecer sentado o de pie durante periodos prolongados (en la oficina, al conducir y/o en las obras). Alternancia habitual entre la postura sentada y la de pie.
- Movimientos repetitivos: movimientos y tareas repetitivos y continuos que implican el uso de la mano derecha o la izquierda (ordenador/ratón), las muñecas o los brazos (por ejemplo, escribir a máquina, introducir datos).
- Manejo de maquinaria: Capacidad para manejar maquinaria y herramientas según lo requieran las tareas del puesto, lo que puede implicar habilidades motoras finas y coordinación mano-ojo.
- Capacidad visual: se requiere una visión nítida (por ejemplo, para trabajar de cerca, utilizar el ordenador, coordinación ocular
Condiciones laborales
Entorno de oficina:
- Entorno de oficina en interiores para puestos corporativos, lo que incluye el uso de equipos de oficina estándar (ordenadores, teléfonos, impresoras). Puede implicar reuniones periódicas (presenciales o por Zoom) y la colaboración con los miembros del equipo.
Entorno de campo:
- Trabajo de campo al aire libre en zonas de rehabilitación, que pueden incluir propiedades residenciales, comerciales o industriales. Las tareas pueden implicar la exposición a diferentes condiciones meteorológicas (sol, lluvia, nieve, calor).
Entornos peligrosos:
- Posible exposición a materiales peligrosos, productos químicos o contaminantes propios de los trabajos de restauración, lo que exige el cumplimiento estricto de los protocolos de seguridad y el uso de EPI.
- Trabajo fuera del horario habitual y los fines de semana, dado que nuestras operaciones comerciales funcionan las 24 horas del día, los 7 días de la semana
Requisitos de viaje:
- Esto puede incluir desplazamientos hacia y desde los lugares de trabajo, lo que requiere el uso de vehículos de la empresa o personales. Posibilidad de asistir a cursos de formación o conferencias fuera de la ciudad.
